Cómo escribir una factura para el trabajo independiente

Como profesional independiente, no se le pagará por su arduo trabajo y servicios si no crea una factura de algún tipo para enviar a sus clientes. Sin embargo, si eres nuevo en el mundo independiente, puede ser difícil descubrir cómo escribir una factura para el trabajo independiente.

He estado trabajando independientemente durante unos dos años, pero solo comencé a tiempo completo el verano pasado después de graduarme con mi B.A. en diseño gráfico y artes de medios de la universidad.

Con los años, he intentado enviar facturas de muchas maneras diferentes; A través de procesadores de pago, sistemas CRM e incluso diseñándolos y creándolos en Indesign.

He recorrido un largo camino considerando que no sabía cómo enviar una factura cuando comencé.

Si se pregunta cómo facturar por el trabajo independiente, ya sea que sea nuevo en esta carrera o que haya estado en este mundo por un tiempo, está en el lugar correcto.

Escribir una factura no tiene que ser difícil, y cuanto más las envíe, más fácil será.

Aquí está mi guía sobre cómo escribir una factura para el trabajo independiente.

Tabla de contenido
¿Qué debe incluir una factura?
Cómo escribir una factura para el trabajo independiente
Cómo enviar una factura
Cuando enviar una factura
Cómo los clientes pagan facturas por trabajo independiente
Conclusión

¿Qué debe incluir una factura?

Escribir una factura y cobrar por sus servicios es importante para mantener su negocio en funcionamiento, pagar el alquiler y proporcionar sus otros gastos mensuales.

Si está tratando de descubrir cómo escribir una factura para el trabajo independiente, comience con los conceptos básicos que se describen a continuación. Su factura necesita lo siguiente, pero siempre puede agregar más información según las necesidades de su cliente.

Información del contacto

Primero es la información de contacto, que incluye tanto su información de contacto como la de su cliente.

Debe asegurarse de incluir el nombre comercial, la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono y el sitio web de usted y su cliente si lo tiene.

Por lo menos, asegúrese de incluir esta información para su propio negocio para que su cliente pueda contactarlo si hay un problema.

La información de contacto debe estar en la parte superior de su factura en alguna parte. Muchos sistemas de creadores de facturas harán esto automáticamente por usted, por lo que no tiene que preocuparse por ello una vez que ingrese la información.

Número de factura

Si usa constantemente el mismo sistema de facturación exacto, entonces el número de factura se actualizará automáticamente para usted con cada factura que cree.

Si usa algunos programas diferentes, querrá asegurarse de no tener dos del mismo número de facturas en todas las plataformas para regresar y encontrar facturas según sea necesario.

Fecha de la factura

Una factura no está completa sin incluir la fecha que la envió. Esto es tan importante para sus propios registros como lo es para los de su cliente.

Esto se puede agregar simplemente en la parte superior de la factura en algún lugar debajo de la información de contacto. Asegúrese de que la fecha que ponga sea correcta; No lo retrases.

Fecha de vencimiento de la factura

Además de la fecha en que envía la factura, también debe tener una fecha de vencimiento de la factura. Esta es la fecha en que se debe el pago de su cliente.

Muchas herramientas de creación de facturas harán automáticamente la fecha de vencimiento igual que la fecha en que envía la factura, pero puede cambiar esto si es necesario.

Si se pregunta cómo facturar el trabajo independiente con contratos más largos, puede establecer múltiples fechas de vencimiento con cantidades adeudadas con algunos creadores de facturas, como Dubsado o Honeybook.

Esto permite a su cliente configurar pagos automáticos y conocer el resto de los pagos que se presentarán en los próximos meses.

Lista detallada de servicios realizados

Para que su cliente sepa correctamente exactamente qué está pagando, debe asegurarse de incluir una lista detallada de todos los servicios que realizó para ellos. Piense en esto como la parte de la lista de un recibo que recibe después de visitar una tienda.

Por ejemplo, si le pagaron por un paquete de gestión de redes sociales, escriba el nombre del paquete, enumere la descripción de los servicios realizados debajo y el precio que cuesta.

Este es uno de los detalles más importantes sobre una factura.

Cantidad final adeudada

¡Su cliente no sabrá cuánto se debe si no incluye un número final! Asegúrese de que este número sea fácil de ver e incluya todos los servicios que realizó.

El mejor lugar para poner la cantidad final adeudada para todos los servicios es en la parte inferior de la factura en negrita. De esta manera, su cliente puede detectar fácilmente cuánto pagan antes de mirar por encima del resto de la factura.

Bonificación: logotipo (una adición divertida)

Si desea saber cómo crear una factura para el trabajo independiente de una manera más divertida y personalizada, asegúrese de agregar su logotipo a la parte superior cerca de su negocio.información. There are quite a few different invoice creator services that will do this for you.

You can also alter the design of the invoice to make it have your brand colours and fonts. But, don’t go overboard; you can brand the invoice accordingly but still have it not be too distracting from the content of the invoice. You want this to be easy to digest for your clients.

Other possibilities to Include

While most freelancers prefer to include payment terms within their contracts, you can also consider adding this to your invoice. This isn’t required in any way but can be valuable to remind your client if there’s a late fee of any kind.

You might also want to possibly add the available methods of payment. I personally outline this in my contracts, but some freelancers prefer to add it directly to their invoice. If you’re using an invoice creator like PayPal, then this isn’t necessary to include.

Cómo escribir una factura para el trabajo independiente

If you’re wondering how to invoice as a freelancer, you’re probably hoping there are tools out there that will do it for you. Well, there are!

These can be extremely time-saving and can make it a lot easier to send your invoices to your clients.

Here are a few of the best tools out there to send invoices to your clients. keep in mind that most of these do take at least a portion of your payments, unfortunately.

Dubsado

Dubsado is a go-to invoice and proposal CRM typically used by freelancers offering creative services, like branding, web design, and graphic design.

This tool allows you to set up recurring invoices for your clients so that you don’t have to set up a new one to send every month if your client is on a longer contract.

One of the terrific aspects of Dubsado is that you can add all of your normal packages directly into it.

For example, maybe you have a website design package that you offer. add it in as one of your packages, and when you create an invoice, you can choose the package from the dropdown menu, and it will be automatically added and calculated for you.

PayPal

While PayPal is a bit less fancy, I use it with a lot of my clients because everyone pretty much knows how to use it already.

The invoices aren’t as customizable, but they get the job done, and you can add all of the essentials that are outlined in the beginning part of this article.

HoneyBook

HoneyBook is my absolute go-to invoicing tool. all of my own social media management and graphic design clients are invoiced using this tool.

I can set up recurring invoices like Dubsado, and also add in all of my packages, which saves me so much time.

Clients can pay through bank transfer, credit, or debit card, so there are many payment options available. Your client has their pick, and can even set up their payments to be automatic so they don’t have to pay your late fee.

QuickBooks

If you’re wondering how to create an invoice for freelance work and you already use QuickBooks to stay on top of your financials, then you’re in luck. You can actually create invoices to send to your clients through it, just like with PayPal.

What’s so terrific about invoicing through QuickBooks is the money you make from the invoice is already in the financials software to save you some precious time.

Bonsai

Bonsai is a top-rated invoicing software among freelancers because of how easy it is to use. like with other invoicing software on this list, you can also set up recurring invoices or one-time invoices, which can help you stay more on top of your invoicing.

In addition to invoicing, Bonsai can create and send contracts for you and track your time. It has many other features that are worth looking into if you’re trying to choose an invoice service.

Onda

Wave is similar to QuickBooks in that it sends invoices, but can also help you manage all facets of your financials. You can watch your expenses, pay subcontractors, and set up one-time and recurring invoices for your clients.

Unlike some of the other invoice software on this list, Wave also has the ability to customize your invoices for you down to the exact hex colour that you use in your branding. The customization options are endless.

Cosecha

Last but not least is Harvest, which is an invoicing software that I recommend you look into if you work on hourly retainers instead of in packages.

Harvest is mainly used for time tracking and exporting timesheets, but you can send it as an invoice for your clients to pay you via the platform once you track your time.

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Cómo enviar una factura

Ahora que sabe cómo escribir una factura para el trabajo independiente, es hora de descubrir cómo enviar una factura.

A decir verdad, si utiliza alguno de los software de factura que se describió en la sección anterior de este artículo, todo lo que tendrá que hacer es enviarlo a la dirección de correo electrónico de su cliente. Luego pueden abrir el correo electrónico y pagar la factura de inmediato.

Si prefiere crear a mano las facturas, que he hecho en el pasado, entonces hay algunas cosas a tener en cuenta al enviar una factura a un cliente.

En primer lugar, asegúrese de que la factura sea un PDF.

Las cosas pueden salir mal si envía el archivo en vivo que creó dentro de Microsoft Word o Adobe InDesign porque entonces el cliente tiene la oportunidad de entrar y hacer cambios sin saberlo. Con un PDF, el cliente no puede cambiar el documento.

Le sugiero que lo envíe como un archivo adjunto en un correo electrónico y luego mantenga una copia en otro lugar para que pueda encontrarlo fácilmente si necesita referirse a él.

Enviar una factura que creó por su cuenta por correo electrónico también significa que debe asegurarse de escribir una línea de asunto adecuada.

Considere incluir algo como: “Mi factura de nombre de estudio de diseño creativo debido 1/1/21” para que su cliente sepa exactamente qué es.

Es posible que incluso desee escribir “urgente” al comienzo de la línea de asunto, por lo que su cliente no lo deja reposar en su bandeja de entrada por un tiempo.

Otra opción (de la vieja escuela) para enviar facturas es enviarlas por correo de caracol. Sin embargo, si desea que le paguen a tiempo, le sugiero que lo envíe por correo electrónico si es posible.

Cuando enviar una factura

El siguiente paso para aprender a hacer una factura para el trabajo independiente es descubrir cuándo enviar una factura. Siempre desea ser rápido y darle a su cliente el tiempo suficiente para pagar antes de que se deba la factura.

En su mayor parte, debe tener la fecha de vencimiento del pago ya decidida dentro de su contrato escrito para que su cliente conozca con bastante anticipación cuándo se debe realizar el pago. A partir de ahí, depende de usted decidir cuándo enviar la factura.

Puede decidir enviar la factura una semana antes de que venciera, o incluso dos semanas antes de que vencerá; depende completamente de ti. Solo asegúrese de darle a su cliente el tiempo suficiente para realizar el pago y no lo envíe tan por adelantado que se olviden de ello.

¡Puede ser una ciencia descubrir el momento perfecto!

Otra cosa a considerar son los planes de pago. Si tiene servicios de boletos grandes como el diseño del sitio web, que puede costar alrededor de $ 2,500 o más, existe la posibilidad de que su cliente no pueda pagar eso en una sola factura.

Por lo tanto, es posible que deba configurar algunas facturas de $ 500 durante unos meses para que su cliente pueda pagar sus servicios.

Tradicionalmente, me gusta enviar facturas alrededor de una semana y media antes de que se deba a la mayoría de mis servicios, pero eso se debe a que mi diseño gráfico y los servicios de gestión de redes sociales requieren que el pago se realice en su totalidad antes de que comience el trabajo.

Otros servicios, como mi escritura, se envían después de que se complete el servicio, ya que el precio generalmente se basa en el recuento de palabras y, por lo tanto, puede variar.

Sin embargo, lo más importante que he aprendido de la facturación es asegurarse de mantenerlo consistente. Es por eso que el uso de servicios como Honeybook, que se establece